CFDI de nómina: cómo emitirlo correctamente en México

Si tienes empleados en México, estás obligado a entregarles un CFDI de nómina cada vez que les pagas su salario, independientemente de si eres una empresa grande, una pequeña empresa o un patrón persona física con trabajadores a su cargo. Este comprobante no es opcional: el SAT (Servicio de Administración Tributaria) lo exige como parte del cumplimiento fiscal y laboral desde hace varios años.

Emitir el CFDI de nómina puede parecer complicado al principio, sobre todo porque requiere un complemento especial dentro del esquema CFDI 4.0. Sin embargo, el proceso tiene pasos bien definidos y, una vez que lo haces por primera vez, se vuelve rutinario. Esta guía te explica exactamente qué necesitas, cómo hacerlo y qué errores evitar.

Qué es y cuándo se usa

El CFDI de nómina (también llamado recibo de nómina electrónico) es un Comprobante Fiscal Digital por Internet que los patrones deben emitir a sus trabajadores cada vez que realizan un pago de salarios, sueldos, prestaciones o cualquier otra percepción derivada de una relación laboral.

Técnicamente, es un CFDI versión 4.0 con el Complemento de Nómina versión 1.2 anexo. Este complemento contiene información detallada sobre las percepciones del trabajador (salario, horas extra, bonos) y las deducciones aplicadas (IMSS, ISR, préstamos, etc.).

A quién aplica:

• Personas morales (empresas) con empleados registrados ante el IMSS.
• Personas físicas con actividad empresarial o profesional que tengan trabajadores a su cargo.
• Patrones del régimen general o del Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) que cuenten con trabajadores.

Cuándo se emite:

• En cada pago de nómina: semanal, quincenal o mensual, según la periodicidad acordada.
• Al pagar aguinaldo, prima vacacional, liquidaciones o finiquitos.
• Ante cualquier pago extraordinario derivado de la relación laboral.

Requisitos previos

Antes de emitir tu primer CFDI de nómina, asegúrate de tener lo siguiente:

• RFC activo como patrón ante el SAT, ya sea como persona física o moral.
• Firma Electrónica Avanzada (e.firma) vigente, emitida por el SAT. Si venció, debes renovarla en una oficina del SAT o en [sat.gob.mx](https://www.sat.gob.mx).
• Certificado de Sello Digital (CSD) activo, que es el certificado específico para timbrar comprobantes fiscales. Se tramita en el portal del SAT.
• RFC del trabajador con homoclave correcta. Desde CFDI 4.0, el RFC del receptor es obligatorio y debe coincidir exactamente con el registrado en el SAT.
• CURP del trabajador válida y actualizada.
• Datos del trabajador completos: nombre completo, tipo de contrato, tipo de jornada, periodicidad de pago, salario diario integrado y número de seguridad social (NSS).
• Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) contratado, o en su defecto el uso del servicio gratuito del SAT. Los PAC son empresas certificadas por el SAT para timbrar CFDIs. Ejemplos conocidos: Edicom, Facturama, SW SAPiens, entre otros. Puedes consultar la lista oficial en [sat.gob.mx](https://www.sat.gob.mx).
• Un sistema de nómina o software de facturación compatible con el Complemento de Nómina 1.2. Muchos sistemas de recursos humanos ya lo incluyen integrado.

Cómo emitirlo paso a paso

El proceso general para emitir un CFDI de nómina tiene dos caminos: usar un sistema de nómina con PAC integrado (el más común para empresas) o usar el servicio gratuito del SAT (viable para patrones con pocos empleados). Aquí se describe el flujo estándar aplicable a ambos casos.

Tiempo estimado: entre 5 y 20 minutos por nómina, dependiendo del número de empleados y del sistema utilizado. Una vez configurado el sistema, el proceso es mucho más rápido.

1. Accede a tu sistema de nómina o al portal del SAT. Si usas un PAC o software de nómina, ingresa con tus credenciales. Si usas el servicio gratuito del SAT, entra a [sat.gob.mx](https://www.sat.gob.mx/factura/facturacion-cfdi) con tu RFC y contraseña o e.firma.
2. Selecciona el tipo de comprobante: nómina. En el sistema, elige la opción para generar un CFDI con complemento de nómina. No es una factura ordinaria; debe tener el complemento específico.
3. Captura los datos del emisor (patrón). RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y domicilio fiscal. Estos datos deben coincidir exactamente con los registrados en el SAT.
4. Captura los datos del receptor (trabajador). RFC con homoclave, nombre completo, CURP, número de seguridad social, tipo de contrato (por ejemplo: contrato de trabajo por tiempo indeterminado), tipo de jornada (completa, parcial, etc.) y periodicidad de pago.
5. Registra las percepciones del período. Incluye todos los conceptos que apliquen: sueldo ordinario, horas extra, prima dominical, bonos, vales de despensa, etc. Cada concepto tiene una clave de percepción definida por el SAT en el catálogo del Complemento de Nómina 1.2.
6. Registra las deducciones del período. Captura las deducciones correspondientes: ISR retenido, cuotas IMSS a cargo del trabajador, descuentos por préstamos, pensión alimenticia, etc. Cada deducción también tiene una clave de deducción del catálogo del SAT.
7. Verifica el neto a pagar. El sistema debe calcular automáticamente el total de percepciones menos el total de deducciones. Revisa que el resultado coincida con lo que efectivamente le pagarás al trabajador.
8. Timbra el CFDI. El sistema envía el comprobante al PAC para que le asigne el Folio Fiscal (UUID) y el sello del SAT. Este paso valida el comprobante ante el fisco. Si usas el servicio del SAT directamente, el timbrado ocurre en el mismo portal.
9. Descarga y entrega el CFDI al trabajador. Descarga el archivo XML y el PDF (representación impresa). Entrega ambos al trabajador. El XML es el documento fiscal válido; el PDF es solo una representación visual.
10. Conserva los comprobantes. Guarda los archivos XML de todos los CFDIs de nómina emitidos. El SAT puede requerirlos en una revisión. El plazo de conservación es de al menos 5 años.

Errores comunes y cómo evitarlos

Estos son los errores más frecuentes al emitir CFDIs de nómina y cómo prevenirlos:

• RFC del trabajador incorrecto o sin homoclave. Desde CFDI 4.0, el RFC del receptor debe ser exacto. Un RFC mal capturado hace que el CFDI no sea válido para el trabajador ni para el patrón. Verifica siempre el RFC en el portal del SAT antes de registrarlo en tu sistema.
• Usar claves de percepciones o deducciones incorrectas. El Complemento de Nómina 1.2 tiene un catálogo de claves específico publicado por el SAT. Usar una clave equivocada (por ejemplo, registrar una hora extra con la clave de sueldo ordinario) puede generar inconsistencias en la declaración anual del trabajador y en la tuya. Consulta siempre el catálogo oficial en [sat.gob.mx](https://www.sat.gob.mx).
• No emitir el CFDI en el período correcto. El SAT establece que el CFDI de nómina debe emitirse a más tardar el día en que se realiza el pago. Emitirlo con fecha posterior puede considerarse un incumplimiento. Configura tu sistema para que genere el comprobante el mismo día del pago.
• No cancelar correctamente un CFDI con errores. Si ya timbraste un CFDI con datos incorrectos, no lo corrijas manualmente: debes cancelarlo ante el SAT siguiendo el proceso oficial de cancelación de CFDI (que puede requerir la aceptación del trabajador) y emitir uno nuevo. Modificar el XML directamente invalida el sello digital.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir el CFDI de nómina de forma gratuita sin contratar un PAC?

Sí. El SAT ofrece un servicio gratuito de facturación en su portal [sat.gob.mx](https://www.sat.gob.mx) que permite emitir CFDIs de nómina sin costo. Sin embargo, este servicio es más adecuado para patrones con uno o dos empleados. Para nóminas más grandes, un sistema de nómina con PAC integrado ahorra tiempo y reduce errores.

¿Qué pasa si no emito el CFDI de nómina a mis trabajadores?

No emitir el CFDI de nómina puede tener dos consecuencias principales: el patrón no puede deducir los pagos de nómina en su declaración anual, y el trabajador no tiene el comprobante necesario para su declaración anual de ISR. Además, el SAT puede imponer multas por incumplimiento de obligaciones fiscales.

¿El CFDI de nómina reemplaza al recibo de pago que firmaba el trabajador en papel?

Sí, el CFDI de nómina tiene plena validez fiscal y legal como comprobante de pago de salarios. Sin embargo, en materia laboral algunos patrones siguen solicitando firma de conformidad del trabajador como respaldo adicional. Esto no es obligatorio fiscalmente, pero puede ser útil en caso de disputas laborales.

¿Qué versión del complemento de nómina debo usar en 2026?

La versión vigente y obligatoria es el Complemento de Nómina versión 1.2, dentro del esquema CFDI 4.0. Versiones anteriores ya no son aceptadas por el SAT. Verifica que tu sistema o PAC esté actualizado a esta versión.

¿Tengo que emitir un CFDI de nómina por cada trabajador o puedo hacer uno global?

Debes emitir un CFDI de nómina individual por cada trabajador en cada período de pago. No existe la figura de CFDI de nómina global para múltiples empleados en un solo comprobante. Cada comprobante debe contener los datos específicos de un solo receptor.

Resumen y próximos pasos

El CFDI de nómina es un comprobante obligatorio que debes emitir a cada trabajador en cada período de pago, usando el Complemento de Nómina 1.2 dentro del esquema CFDI 4.0. Para hacerlo necesitas tu CSD vigente, el RFC correcto de cada trabajador y un sistema de nómina o PAC certificado.

El paso inmediato después de emitir tu primer CFDI de nómina es verificar que el comprobante aparezca correctamente en el portal del SAT en la sección de comprobantes emitidos, y entregar el XML y el PDF al trabajador. Si tienes dudas sobre claves de percepciones o deducciones, consulta el catálogo oficial publicado por el SAT en [sat.gob.mx](https://www.sat.gob.mx) o acude a un contador para la configuración inicial de tu sistema.