CFDI de nómina: cómo emitirlo correctamente si eres empleador

El CFDI de nómina es el comprobante fiscal obligatorio que todo patrón —desde una pequeña empresa hasta una persona física con un solo empleado— debe entregar a sus trabajadores en cada pago de salario. No es opcional: el SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige su emisión por cada evento de pago, y omitirlo puede resultar en multas y en la no deducibilidad del gasto de nómina en tu declaración.

A diferencia de una factura de servicios, el CFDI de nómina usa el complemento de nómina versión 1.2 e incluye datos específicos sobre percepciones, deducciones y retenciones. Si nunca lo has emitido, el proceso parece técnico al inicio, pero sigue una lógica clara que se vuelve rutinaria a partir del segundo o tercer recibo.

Qué es y cuándo se usa

El CFDI de nómina es un tipo especial de Comprobante Fiscal Digital por Internet que documenta el pago de sueldos entre un patrón y su trabajador. Se genera como un CFDI con tipo de comprobante “N” y siempre debe incluir el complemento de nómina.

Aplica a cualquier persona física o moral que tenga empleados con relación laboral formal: empresas, micronegocios, personas físicas con actividad empresarial y personas físicas en régimen de sueldos que a su vez contraten personal. También aplica para trabajadores asimilados a salarios, como socios de cooperativas o directores que reciben honorarios asimilados.

Se emite en cada pago ordinario —semanal, quincenal o mensual— y también en pagos extraordinarios como aguinaldo, prima vacacional, PTU y liquidaciones. Cada evento de pago genera su propio CFDI independiente; no se puede agrupar más de un periodo en un solo comprobante.

Requisitos previos

Antes de emitir tu primer CFDI de nómina necesitas tener lo siguiente en orden:

• Inscripción en el RFC ante el SAT como patrón, con la obligación de retener ISR por sueldos y salarios activa en tu perfil fiscal.
• e.firma (FIEL) vigente, necesaria para trámites en el portal del SAT y para obtener el CSD.
• Certificado de Sello Digital (CSD) vigente, que se genera en sat.gob.mx desde la sección “Genera y descarga tus archivos a través de la aplicación Certifica”.
• Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) contratado, o acceso al servicio gratuito “CFDI en línea” del SAT para volúmenes bajos.
• Datos completos de cada trabajador: RFC con homoclave, CURP, número de seguridad social (NSS), tipo de contrato, tipo de jornada y periodicidad de pago.
• Los conceptos de percepción y deducción clasificados según el catálogo del SAT para el complemento de nómina, que usa códigos de tres dígitos como 001 para sueldos o 002 para ISR retenido.

Cómo emitirlo paso a paso

El proceso completo, una vez configurados los datos del empleado, toma entre 2 y 5 minutos por recibo.

1. Accede a la plataforma de tu PAC o al servicio “CFDI en línea” del SAT en sat.gob.mx. Los PAC más usados para nómina en México incluyen Aspel NOI, CONTPAQi Nóminas, Facturama y Siigo.

2. Selecciona el tipo de comprobante nómina e indica el periodo: fecha de pago, fecha inicial del periodo y fecha final del periodo. Estos tres campos son obligatorios y distintos entre sí.

3. Ingresa los datos del trabajador: RFC, CURP, NSS, tipo de régimen de contratación (asalariado, asimilado, etc.), tipo de contrato y jornada laboral.

4. Captura las percepciones usando los códigos del catálogo SAT. Por ejemplo, código 001 para sueldos y salarios. Para cada percepción debes separar el importe gravado del importe exento, ya que varios conceptos como horas extra o prima vacacional tienen una parte libre de ISR según la Ley del ISR.

5. Captura las deducciones: ISR retenido (código 002), cuotas IMSS del trabajador (código 001 de deducciones), descuentos por préstamos u otros conceptos que correspondan.

6. Verifica el neto a pagar: el sistema calcula automáticamente el total de percepciones menos deducciones. Confirma que coincida con el monto que depositarás al trabajador antes de continuar.

7. Timbra el CFDI: el PAC valida la estructura, aplica su sello y genera el UUID (folio fiscal) único. Este proceso tarda segundos y a partir de ese momento el comprobante tiene validez fiscal.

8. Envía el XML y el PDF al trabajador. La ley no especifica el canal, pero guardar evidencia del envío —por ejemplo, el correo con acuse de entrega— es una buena práctica ante cualquier revisión.

Errores comunes y cómo evitarlos

• RFC del trabajador incorrecto o con homoclave errónea: el SAT rechaza el timbrado si el RFC no existe o no concuerda con el nombre del receptor. Antes de configurar al empleado en tu sistema, verifica su RFC en el validador disponible en sat.gob.mx.

• No separar importe gravado e importe exento en las percepciones: muchos conceptos tienen una fracción exenta de ISR establecida en la Ley del ISR (horas extra, prima vacacional, aguinaldo, entre otros). Mezclar los montos afecta el cálculo del ISR retenido y puede generar diferencias que el trabajador enfrenta en su declaración anual.

• Usar el código 999 (“otros”) cuando existe una clave específica en el catálogo: el catálogo del SAT para el complemento de nómina tiene claves precisas para la mayoría de percepciones y deducciones. Abusar de los códigos genéricos puede señalarse en una auditoría como falta de precisión en el comprobante.

• Emitir el CFDI fuera del plazo permitido: el SAT establece que el CFDI de nómina debe emitirse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de pago. Emitirlo tarde no cancela su validez, pero genera inconsistencias en la declaración anual y puede aparecer como una observación en revisiones del SAT.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir el CFDI de nómina sin contratar un PAC? Sí. El SAT ofrece el servicio gratuito “CFDI en línea” en su portal oficial. Es funcional para un empleado o pagos ocasionales, pero para nóminas frecuentes o con varios trabajadores un PAC ofrece mayor automatización, carga masiva y soporte técnico.

¿Qué hago si timbré un recibo con un error? Debes cancelar el CFDI desde el portal del SAT o a través de tu PAC y emitir uno nuevo con los datos correctos. El SAT permite cancelar CFDI de nómina con motivo “01 - Comprobante emitido con errores con relación”, vinculando el nuevo folio como sustituto. En algunos casos el trabajador debe aceptar la cancelación.

¿El XML tiene la misma validez que el PDF? Sí, y en realidad es superior: el archivo XML es el documento con validez legal ante el SAT. El PDF es solo una representación impresa para facilitar la lectura. El trabajador tiene derecho a recibir ambos archivos.

¿Qué versión del complemento de nómina debo usar en 2026? La versión en vigor es la 1.2. El SAT no ha publicado una versión 1.3 con fecha de entrada obligatoria al momento de redactar este artículo, pero este dato puede cambiar; conviene revisar los avisos técnicos en sat.gob.mx antes de cada cierre anual.

Antes de cerrar el periodo: tres cosas que no debes saltarte

Emitir el CFDI de nómina correctamente depende de tres elementos bien establecidos: CSD vigente, un PAC confiable y los datos de cada trabajador correctamente configurados desde el inicio. Una vez que el sistema está armado, el timbrado de cada periodo es rápido y repetible.

Después de timbrar, envía el XML y el PDF al trabajador y guarda ambos archivos en tu archivo contable organizado por periodo. Al cierre del año, estos CFDI son la base para la declaración informativa de sueldos y para el cálculo anual de ISR de tus empleados.

Si tienes dudas sobre la clasificación de percepciones exentas o el cálculo de retenciones, consulta con un contador o revisa el esquema técnico del complemento de nómina publicado directamente en sat.gob.mx.