Factura electrónica obligatoria: qué cambia para autónomos y pymes en España

La factura electrónica obligatoria en España avanza por tramos desde la Ley Crea y Crece, con el objetivo de que todas las relaciones entre empresas y autónomos (B2B) se documenten en formato estructurado y verificable. A esto se suma el sistema Verifactu de la Agencia Tributaria (AEAT), que exige que el software de facturación cumpla requisitos técnicos concretos para garantizar la trazabilidad de cada factura emitida.

Si facturás como autónomo o gestionás una pyme, 2026 es el momento de revisar si tu software está adaptado y entender qué plazos te aplican según tu facturación. Esta guía repasa qué es, quién debe cumplirlo, cómo emitir correctamente y qué errores evitar.

Qué es y cuándo se usa

La factura electrónica obligatoria es un comprobante emitido en formato estructurado (no un PDF escaneado ni una imagen) que permite su procesamiento automático y su verificación por la AEAT. Se enmarca en dos normativas que conviven: la Ley Crea y Crece, que obliga al B2B entre empresas y autónomos, y el Reglamento Verifactu, que regula los requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación.

Aplica a autónomos en régimen general y a empresas de cualquier tamaño que facturen a otras empresas o autónomos. No aplica, por ahora, a las operaciones con consumidores finales, aunque muchos negocios ya emiten factura electrónica también en ese caso por simplicidad operativa.

Se emite en cada operación comercial entre empresas o profesionales: venta de servicios, productos, alquileres de local a otro autónomo, colaboraciones entre freelancers, entre otros. El objetivo es que la AEAT pueda recibir o verificar esa información casi en tiempo real.

Requisitos previos

• Estar dado de alta como autónomo o empresa en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la AEAT
• Contar con un sistema informático de facturación certificado y adaptado a Verifactu, o bien optar por la modalidad de remisión voluntaria de registros a la AEAT
• Disponer de un certificado digital o Cl@ve para identificarte ante la AEAT si vas a usar la sede electrónica
• Si usás un software de gestión o facturación, confirmar con el proveedor que cumple los requisitos del Reglamento Verifactu, publicado por el Ministerio de Hacienda
• Tener claro tu régimen fiscal (estimación directa, módulos, etc.), porque los plazos de adaptación pueden variar según el volumen de facturación
• Revisar si estás adherido al Suministro Inmediato de Información (SII), ya que en ese caso tus obligaciones de remisión de datos a la AEAT son distintas y más inmediatas

Cómo emitirlo paso a paso

1. Entrá en tu software de facturación certificado (o el módulo de facturación de tu gestoría) y seleccioná “nueva factura”
2. Completá los datos del cliente: nombre o razón social, NIF, dirección fiscal
3. Añadí el detalle de la operación: concepto, base imponible, tipo de IVA aplicado, retención de IRPF si corresponde
4. El sistema genera automáticamente un registro de facturación con huella o hash (requisito Verifactu) y, según la opción elegida, lo envía a la AEAT o lo conserva disponible para remisión
5. Revisá el documento generado: debe incluir el código QR o la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” si no se envía en tiempo real
6. Enviá la factura al cliente en formato estructurado (XML o similar, según el estándar Facturae u otro admitido)
7. Guardá el comprobante y su registro asociado durante el plazo de conservación fiscal, actualmente de 4 años

El proceso completo, una vez configurado el software, toma entre 2 y 5 minutos por factura. La parte que más tiempo lleva es la configuración inicial del sistema certificado, que puede tomar varios días si hay que migrar de un software antiguo.

Errores comunes y cómo evitarlos

• Usar un software de facturación no adaptado a Verifactu, lo que puede derivar en sanciones una vez venzan los plazos de adaptación obligatoria
• Confundir factura electrónica con PDF enviado por correo: un PDF simple no cumple el requisito si no tiene el formato estructurado y la trazabilidad exigida
• No conservar el registro de facturación junto con la factura, lo que complica una inspección posterior de la AEAT
• Olvidar actualizar los datos fiscales del cliente (NIF, razón social), lo que invalida la factura y obliga a emitir una rectificativa

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos? Los plazos se aplican de forma escalonada según el volumen de facturación y el calendario fijado por la AEAT para Verifactu; conviene confirmar la fecha exacta que te corresponde en la sede electrónica de la AEAT, porque el calendario se ha ido ajustando.

¿Necesito comprar un software nuevo? No necesariamente. Muchos proveedores ya actualizaron sus sistemas para cumplir Verifactu; lo importante es confirmar con tu proveedor actual si ya está certificado o en proceso de adaptación.

¿Qué pasa si sigo facturando en PDF simple? Mientras no venza tu plazo de adaptación podés seguir así, pero una vez obligatorio, un PDF sin los requisitos técnicos no se considera válido y puede generar observaciones en una inspección.

¿Esto aplica si facturo solo a particulares? La obligación de Ley Crea y Crece se centra en operaciones B2B; si solo facturás a consumidores finales, por ahora no estás alcanzado, aunque Verifactu sí afecta a los requisitos técnicos de cualquier software de facturación que uses.

¿Dónde verifico mis obligaciones concretas? En la sede electrónica de la AEAT hay un apartado específico sobre Verifactu y facturación electrónica donde se detallan plazos y requisitos según tipo de contribuyente.

Lo esencial para no quedar fuera de plazo

Lo más importante es confirmar si tu software actual cumple Verifactu y revisar el calendario de implementación que te corresponde según tu facturación. No esperes al último momento: migrar de sistema de facturación lleva días, no horas.

Después de emitir cada factura, conservá tanto el documento como su registro asociado, y ante cualquier duda sobre plazos o formato, consultá directamente la sede electrónica de la AEAT antes de tomar decisiones basadas en información de terceros.