Cómo facturar servicios digitales en España

Facturar servicios digitales en España sigue las mismas reglas generales de la facturación ordinaria, pero con matices importantes: el lugar de establecimiento del cliente, si es particular o empresa, y si está dentro o fuera de la Unión Europea determinan cómo debes aplicar el IVA. Conocer estas diferencias desde el principio te ahorra correcciones y posibles sanciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Este artículo está dirigido a autónomos y pequeñas empresas que venden servicios digitales —diseño web, consultoría online, suscripciones, formación virtual, desarrollo de software, entre otros— y necesitan emitir facturas correctas sin tener que ser expertos en fiscalidad.

Qué es y cuándo se usa

Una factura de servicios digitales es un documento fiscal que acredita la prestación de un servicio realizado y entregado por medios electrónicos. A diferencia de los servicios presenciales, los servicios digitales tienen un tratamiento especial en el IVA europeo porque el impuesto se aplica en el país donde reside el consumidor final, no donde está el prestador del servicio.

Este tipo de factura aplica a:

• Autónomos y freelancers que venden servicios online a clientes en España, la UE o fuera de ella.
• Pequeñas empresas que ofrecen productos digitales o servicios prestados íntegramente por internet.
• Cualquier profesional que facture diseño, programación, marketing digital, formación online o acceso a contenidos.

Se emite en el momento en que se completa el servicio o según lo pactado en contrato. Si hay pagos anticipados, la factura debe emitirse en el momento de cobro del anticipo.

Requisitos previos

Antes de emitir tu primera factura de servicios digitales necesitas tener en orden lo siguiente:

• Estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social y en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la AEAT (modelo 036 o 037).
• Tener asignado un NIF válido y activo.
• Conocer el régimen de IVA en el que tributas: régimen general, recargo de equivalencia o, si estás exento, justificar la exención.
• Si facturas a consumidores finales en otros países de la UE y superas el umbral de 10.000 € anuales en ventas digitales, debes registrarte en el sistema OSS (One Stop Shop) a través de la Sede Electrónica de la AEAT en sede.agenciatributaria.gob.es.
• Un software de facturación homologado o adaptado a los requisitos de la AEAT. A partir de 2026, con la entrada en vigor del Reglamento Veri*Factu, el software debe estar certificado o generar registros de facturación verificables. Consulta la lista de proveedores en la web de la AEAT.
• Certificado digital o Cl@ve para operar en la Sede Electrónica si necesitas gestionar el OSS o presentar declaraciones de IVA.

Cómo emitirlo paso a paso

El proceso completo lleva entre 5 y 15 minutos una vez que tienes el software configurado.

1. Identifica a tu cliente y su ubicación fiscal. Determina si es una empresa (B2B) o un particular (B2C), y si está en España, en la UE o fuera de ella. Esto define cómo aplicas el IVA.

2. Aplica el IVA correcto según el destinatario:

   • Cliente en España (empresa o particular): IVA español vigente, generalmente 21 %.
   • Cliente empresa en la UE con NIF intracomunitario válido: operación exenta por inversión del sujeto pasivo; incluye su NIF y la mención «Exento IVA, art. 69 Ley 37/1992».
   • Cliente particular en la UE: aplica el IVA del país de residencia del cliente (gestión simplificada vía OSS).
   • Cliente fuera de la UE: operación no sujeta a IVA español; incluye la mención legal correspondiente.

3. Rellena los datos obligatorios de la factura:

   • Número de factura correlativo y fecha de emisión.
   • Tus datos: nombre o razón social, NIF y dirección fiscal.
   • Datos del cliente: nombre, NIF o número de identificación fiscal del país correspondiente.
   • Descripción detallada del servicio digital prestado.
   • Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe total.
   • Si aplica retención de IRPF (habitualmente 15 % para autónomos profesionales con clientes en España), indícala de forma separada.

4. Genera la factura desde tu software certificado. A partir de 2026, el sistema debe registrar cada factura con un código de verificación bajo Veri*Factu o sistemas equivalentes aprobados por la AEAT. Guarda siempre una copia en formato seguro.

5. Envía la factura al cliente en el formato acordado (PDF, XML o a través de plataforma de facturación electrónica si el cliente lo requiere).

6. Declara el IVA correspondiente. Si operas solo en España, consolida las facturas en el modelo 303 trimestral. Si usas el OSS para ventas a particulares de la UE, presenta la declaración en la Sede Electrónica de la AEAT dentro del plazo del mes siguiente al trimestre.

Errores comunes y cómo evitarlos

• Aplicar siempre el 21 % de IVA sin revisar dónde está el cliente. Si tu cliente es una empresa con NIF intracomunitario válido, la operación está exenta y no debes repercutir IVA español. Facturar IVA donde no corresponde obliga a emitir facturas rectificativas y puede generar problemas en la declaración.

• No registrarse en el OSS cuando se supera el umbral de 10.000 €. Si vendes servicios digitales a particulares en otros países de la UE y superas ese importe anual sin registrarte, deberías estar tributando en cada país de destino, lo que implica multas y gestiones muy complejas. El OSS existe precisamente para simplificar esto.

• Omitir la retención de IRPF en facturas a clientes españoles. Si eres autónomo profesional y tu cliente es una empresa o profesional en España, la factura debe incluir la retención del 15 % (o 7 % en los dos primeros años de actividad). Olvidarla traslada la responsabilidad fiscal al cliente y puede generar discrepancias en el modelo 190 anual.

• Usar software que no cumple con Veri*Factu. Desde la entrada en vigor del reglamento en 2026, el uso de software no certificado puede acarrear sanciones. Verifica que tu herramienta esté en la lista de proveedores validados por la AEAT antes de seguir usándola.

Preguntas frecuentes

¿Necesito número de factura diferente para clientes nacionales e internacionales? No necesariamente. Puedes usar una única serie correlativa para todas tus facturas, aunque algunas empresas optan por series separadas (por ejemplo, «INT» para internacionales) para organizar mejor su contabilidad. Lo obligatorio es que no haya saltos ni duplicados en la numeración.

¿Qué pasa si mi cliente de la UE no me da su NIF intracomunitario? Sin NIF intracomunitario válido no puedes aplicar la exención por inversión del sujeto pasivo. En ese caso, debes tratar la operación como si el cliente fuera un particular y aplicar el IVA del país de residencia del cliente, gestionándolo a través del OSS.

¿Tengo que emitir factura electrónica si soy autónomo? En 2026 la obligación de factura electrónica entre empresas y autónomos (B2B) está en proceso de implantación progresiva según la Ley Crea y Crece. Consulta en la Sede Electrónica de la AEAT el calendario vigente para tu volumen de facturación, ya que los plazos pueden variar.

¿Puedo deducirme gastos de software y herramientas digitales que uso para prestar el servicio? Sí, siempre que estén afectos a la actividad económica y tengas la factura correspondiente a tu nombre y NIF. Herramientas de diseño, hosting, plataformas de videoconferencia o suscripciones de trabajo son deducibles en el IRPF y en el IVA soportado.

¿Cómo verifico que el NIF intracomunitario de mi cliente es válido? A través del sistema VIES (VAT Information Exchange System), disponible en ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Guarda una captura de pantalla de la consulta como respaldo en caso de inspección.

Lo que necesitas recordar

Facturar servicios digitales en España no es complicado si tienes claro dónde está tu cliente y qué relación tiene contigo (empresa o particular). Ese dato define el IVA que aplicas y si necesitas el OSS.

Después de emitir cada factura, anótala en tu libro de facturas emitidas, guarda una copia y comprueba que el cobro llega en el plazo acordado. Si tienes dudas sobre tu situación concreta —especialmente si facturas a múltiples países— consulta directamente en la Sede Electrónica de la AEAT o con un asesor fiscal antes de emitir.